纸质化时期，文件载体是纸张，所有的流程均依赖于人力，劳动强度大、周期长、成本高、耗能多、影响环境并缺乏保密性。
本系统采用文件数字化、传递网络化、阅读电子化、绿色环保。减少纸南文件繁琐的准备工作，节省会务时间，提高会议效率，改善会议质量，降低会议准备人员的工作强度。会务人员不再疲于处理和分发一大堆纸质文件，可更为灵活有效地安排会议工作，安全高效地完成文件管理，成本也大大降低。参会人员不再需要携带一堆纸质文件，手持平板电脑，甚至智能手机，就可以灵活高效地处理文件，进行阅读、在线批注及相关操作。省去了大量的纸质文件，不但提高了效率和便捷性，同时也倡导了节约能源和绿色环保的理念。
系统流程：
会前:1)由会议安排 员录 以下信息: 会议名称、会议时间、会议地点、全体会议参加人员。
会议主题: 会议议题(s):【议题名，议题文件，议题主讲 ，议题参加 (含主讲 )】
2)系统自动产生 : 会议编号，议题编号，议题文件编号
3)参会人员可查询会议安排，会议议题及相关议题文件
会中:按逐个议题展开，由系统显示议题进度，每个议题先由主讲人讲解，同时参会人员写好批注并上传。
会后:1)由会议安排 员总结各上传批注，必要时形成会议决议文件， 并指定相关可以查询决议人员(需在参会人员中指定)
2)原参会人员在浏览或查询会议时，可以查看会议信息(会前由会议安排人员录入部分) 及相关决议。